ビジネスコミュニケーション その１

１．基本的なクイズを行いましょう

メールマナー基本クイズ

２．メールを送信するときに気をつけること

メール初心者への簡単な注意点です。

1. 相手のアドレスを確かめましょう！

慣れてくると陥りがちなミスなのですが、メーラの機能で自動的に宛先アドレスを入れてくれるものなどが増えてきているので、つい、宛先アドレスを確かめずにメールを出してしまうことがあります。その結果、

* 宛先不在でエラーメールが返ってくる
* 目的とは違う人にメールを送ってしまう
* 個人宛のメールをうっかり MLに流してしまう

などの失敗をしてしまいます。初心者を脱出しても気を付けましょう。

2. 文面には気をつけましょう。

メールは文字のみでコミュニケーションするわけですから、あなたからのメールを読んだ相手は、その文面のみからあなたの言いたいことを判断してしまいます。そのため、以下のような表現には気を付けたほうがいいと思われます。

* 「過度に馴れ馴れしい表現」

はじめてメールを交わす相手に対して、いきなり馴れ馴れしい態度に受け取られるメールはいい気分がしないでしょう。
* 「厳しい表現」

自分が初心者の域を脱してくると、他の人のメールの書き方や内容に不満が出てくることもあるでしょう。そのような場合、それをメールで注意することもある かと思います。そんなとき、いきなり怒り口調のメールを送るのはどうでしょうか？もちろん、いけないことはいけないこととして指摘してあげるべきだと思い ますが、そんな場合でも相手が萎縮するような文面は避けたほうがいいでしょう。さらに、ただ間違いを指摘するだけでなく、同じ過ちを繰り返さないための方 法を教えてあげるといった心配りができるようになるといいですね。
* 「必要以上の省略」

相手のメールに返事を出すとき、相手のメールの文面を引用することがよくあります。そのとき、すべての文面を引用（全文引用）すべきかどうかは場合により ますし、全文引用には必ずしも賛成しません。しかしながら、返事を書く際に、何についての返事かもわからないような省略や誤解を招くような部分引用には注 意しましょう。

以上のような表現は誤解や衝突を生む原因ともなり、せっかくのコミュニケーションを台無しにしてしまいます。逆に要件のみを伝えているような文面が、初心 者の方にとっては「冷たく」感じられることもあるようです。しかしながら、相手の方はもしかしたら忙しい時間を割いてあなたのメールに返事をくださってい るのかもしれません。文字だけでコミュニケーションをとっていると、多少冷たく感じられるのは仕方がない部分もあります。だから、「もしかしたら相手が 怒っているのでは？」と過敏になる必要もないでしょう。

3. 見知らぬ人にメールを書くときは、最低限の挨拶を心がけましょう。

電子メールを使うようになると、見知らぬ人に質問をしたり、お願いをしたりする機会があると思います。格式張った挨拶は不要かと思いますが、逆にいきなり 知らない人に用件のみを伝えるのはどうでしょうか？見知らぬ人にメールを書くときは、簡単に自己紹介、挨拶などを添えて、コミュニケーションを円滑に進め ましょう。
4. メールは急ぎの用事には不向きな道具です。

メールは、ネットワークの性質上、急ぎの用事を相手に伝えられることを保証している道具ではありません。むしろ、ユーザの好きな時間に読んだり書かいたり できるというのがメールの特徴でもあります。緊急の連絡や急ぎの用事の場合には、電話など確実に相手を捕まえることができる手段を用いることをお勧めしま す。